如何成功召開第一次工地會議

朱信鴿    

（中國礦業(yè)大學 江蘇 徐州 221008）

摘要：第一次工地會議的成功召開意義重大，總監(jiān)在第一次工地會議上的表現(xiàn)和作用，也直接影響業(yè)主和承包商對其能力的評判和信任。作者經(jīng)過自身實踐，從會前的準備及會中監(jiān)理交底的內容等幾方面進行了論述，此次會議的成功召開，將對今后監(jiān)理例會的召開及監(jiān)理順利開展工作起到良好的作用。

關鍵詞： 第一次；工地會議；成功召開

 

第一次工地會議的作用不言自明，它是監(jiān)理機構正式接觸承包商和全面開展監(jiān)理工作的關鍵起點，是項目尚未全面展開前，履約各方相互認識、確定聯(lián)絡方式、檢查開工前各項準備工作、明確監(jiān)理工作內容和程序、履約各方互通信息和交流感情的一次會議，該次會議的成功召開意義重大。但在具體實施過程中，往往因各種原因，第一次工地會議往往達不到預期的效果，監(jiān)理對該次會議也很多是敷衍了事，流于形式，致使今后監(jiān)理例會召開的成效和執(zhí)行力度也大打折扣，而總監(jiān)理工程師在第一次工地會議上的表現(xiàn)和作用，也直接影響了業(yè)主和承包商對其能力的評判和信任。

本人根據(jù)現(xiàn)場實踐，對第一次工地會議成功召開的條件以及總監(jiān)應交底的內容進行了總結，和同行一起探討。

1 監(jiān)理自身會前充分的準備

會前進行充分的準備是開好會議的基礎。我在工作中經(jīng)常發(fā)現(xiàn)，很多總監(jiān)沒有意識到第一次工地會議的重要性，甲方電話通知就過來開會了，也沒有提前準備準備，更沒有一個提綱性的東西，在會議中，總監(jiān)講話沒有什么條理性，一些關鍵點也沒講到，講的也只是一些空洞的條條框框，比如對施工單位做出一些要求等等，就結束了。與甲方及施工單位的第一次正式接觸，可以說已經(jīng)留給他們“監(jiān)理不怎么樣”的印象了，那么今后再想扭轉這種局面，可以說是很困難的。所以要想成功開好第一次工地會議，總監(jiān)首先應對第一次工地會議的重要性有深刻的認識，然后重中之重是進行充分的準備。對準備的內容，要根據(jù)工程實際情況靈活有針對性。對會前準備的內容，本人進行了總結，內容如下：

①    明確監(jiān)理人員分工情況

進駐施工現(xiàn)場后，總監(jiān)理工程師應主持召開內部會議，盡快調動大家進入角色，對分工、協(xié)作、工作程序、工作紀律進一步明確。使項目監(jiān)理組的每個成員清楚自己所扮演的角色，對自己的工作心中有數(shù)。在會議中，向甲方和施工單位做介紹時，可以使他們對監(jiān)理的組織機構清晰、人員分工明確。

②    查驗各種手續(xù)是否齊全

開工前應查驗各種手續(xù)是否齊全，主要包括建設單位和施工單位的手續(xù)，如：施工圖是否經(jīng)過審查，建設單位的報建手續(xù)是否齊全，施工單位是否辦理施工許可證、安全生產(chǎn)許可證等等。實際過程中，可能有很多手續(xù)不齊全現(xiàn)象，特別是建設單位，常存在一些報建手續(xù)不齊全現(xiàn)象，在上級主管部門檢查工地時，往往使監(jiān)理處于兩難境地，所以監(jiān)理要在會前及時和甲方溝通，講清利害，督促并協(xié)助其盡快完善各種手續(xù)。

③    了解工地現(xiàn)場環(huán)境

主要查看進場道路及水電等是否滿足開工要求、建筑場地內地下管線情況、規(guī)劃部門放線資料是否齊全等。以便能夠按合同約定的日期開工。

④    吃透法律法規(guī)中的關鍵條款

對一些涉及質量、安全的條款，監(jiān)理一定要口熟于心，會前翻一翻《建筑法》、《建設工程質量管理條例》、《建設工程安全生產(chǎn)管理條例》、《監(jiān)理規(guī)范》等。比如《建筑法》第五十八條：建筑施工企業(yè)對工程的施工質量負責，必須按照工程設計圖紙和施工技術標準施工，不得偷工減料。第四十五條：施工現(xiàn)場安全由建筑施工企業(yè)負責，《建設工程質量管理條例》第三十七條“四個不得”等等，總監(jiān)在會上用一兩句話講一講，對質量、安全的內容從法律的高度對施工單位做出明確，表明監(jiān)理監(jiān)督管理的立場及依據(jù)，施工單位必須應做好的工作等，對今后監(jiān)理工作的順利開展會起到很好的效果。

2 與建設單位溝通并得到其授權

會前和甲方溝通，得到甲方的支持與授權，是會議成功的關鍵。

雖然第一次工地會議是由建設單位主持的，但很多建設單位的現(xiàn)場代表可能并不明確會上要講哪些內容，對涉及監(jiān)理方面的一些關鍵點沒有講到，特別是對總監(jiān)授權這一塊，如果總監(jiān)不事先和甲方進行溝通，很多甲方在會上將不會對總監(jiān)授權或授權不明確，使今后監(jiān)理工作的開展沒有依據(jù)也沒底氣，當然監(jiān)理效果也就可想而知了，所以總監(jiān)在會前應和甲方進行充分溝通，要讓甲方明確對監(jiān)理授權的重要性，另外要讓甲方強調授權的內容，比如：工程款的支付、工程量的簽認、設計變更等，這些一定要得到甲方的授權。

我們在工作中發(fā)現(xiàn)，有很多甲方對施工單位的工程款申請沒經(jīng)過監(jiān)理的審核就直接支付，使監(jiān)理現(xiàn)場管理難度增加了很多，造價也得不到有效的控制，因工程量的審核和工程款的支付不經(jīng)過監(jiān)理這一關，那么監(jiān)理在質量和進度上的控制也不盡理想。對于這些，只要總監(jiān)事前和甲方有效溝通、講清利弊，甲方還是很樂意對此授權的，當然監(jiān)理的工作也就更容易開展。

3 明確對施工單位交底內容

總監(jiān)的講話內容和方式是會議成功的核心，對所講的內容要言簡意賅、干凈利落，突出重點。不外乎人員分工、監(jiān)理程序、四控要點、資料管理、例會規(guī)定五方面的內容，本人進行了總結，認為應包括以下幾點：

①明確總監(jiān)代表及各專業(yè)監(jiān)理工程師的職責權限，并簡明扼要介紹總監(jiān)代表及其他監(jiān)理人員，明確分工及職責權限。

②監(jiān)理程序和控制要點

施工單位因接觸監(jiān)理單位比較多，而各監(jiān)理單位也要求不一，很易使施工單位按照以前的模式工作。所以在第一次工地會議上，一定要明確監(jiān)理的程序及各關鍵點的控制。會上應重點介紹方案報驗、檢驗批驗收、材料報驗等程序要求。對關鍵點控制及旁站部位也應做出明確。這樣，在第一次工地會議上，以書面形式形成“有約在先”的約定，也更好的體現(xiàn)了監(jiān)理事前控制的原則。

③資料的規(guī)范化與完整性也是重點應講的內容

上級主管部門在檢查工地時，對一個工程評價的優(yōu)劣及獎懲，很多都是通過資料來體現(xiàn)的，在實際工作中，我們發(fā)現(xiàn)資料或多或少都存在一些問題，要么資料報驗不及時、簽署不規(guī)范，要么不完整，沒有閉合性，更有甚者，在工程快結束時，施工、監(jiān)理人員專抽出一段時間集中補資料，這種后補的資料完全失去了應有的意義，一旦工程出現(xiàn)了問題，誰都脫不了干系。所以總監(jiān)在第一次工地會議上要把資料問題作為重點進行重申，資料的真實性、完整性、閉合性、時效性要對施工單位明確與要求。

④明確今后例會的時間、地點、參加人員、會議紀律等

在第一次工地會議上也應對今后例會的召開進行明確，召開的時間及地點三方可以協(xié)商約定，但與會人員，總監(jiān)和甲方溝通并征得其同意后應做出要求，一般來說，參建三方的主要負責人總監(jiān)、業(yè)主方代表、施工單位項目經(jīng)理都應到場，同時監(jiān)理方總監(jiān)代表或主要現(xiàn)場專業(yè)監(jiān)理工程師，施工單位的主要技術負責人、質量員、安全員也應到場。在實際工作中，我們發(fā)現(xiàn)有些施工單位的項目經(jīng)理因各種原因，在開會時經(jīng)常不到場，對工程中存在的問題，現(xiàn)場管理人員在會上又不能完全做主，所以項目經(jīng)理作為工地現(xiàn)場的第一責任人應必須到場。這一點總監(jiān)應在會上進行明確。

會議紀律對完善和堅持例會制度提供有效保障。以往在開工地例會時，我們往往碰到與會人員缺席遲到、大聲接聽手機、隨意插話、私下談論與會議無關的內容等干擾會議進程，影響會議效果的情況。為了杜絕這些現(xiàn)象，建立會議紀律也是必不可少的?？偙O(jiān)可事先向業(yè)主說明建立會議紀律的必要性，在獲得業(yè)主同意和授權的情況下，在第一次工地會議時宣布日后工地例會的會議紀律，并講明對違反紀律人員的經(jīng)濟處罰措施。對于制定的規(guī)則，各方應嚴格執(zhí)行，一視同仁。

⑤例會的執(zhí)行與效力

在例會上達成的意見，關鍵就在于執(zhí)行和落實，但實際中我們發(fā)現(xiàn)例會的執(zhí)行情況較差，會后并沒按會上承諾的內容和時間落實，對于監(jiān)理發(fā)出的會議紀要，施工單位可能沒有認真看或根本就沒看，而一旦出現(xiàn)扯皮，會議紀要的內容又很難使施工單位認可，所以在第一次工地會議上，有必要對此進行要求。我們的做法是：會議紀要作為正式的書面文件，發(fā)給各單位后，在24小時內，如沒有書面異議，那么即認為各方同意此會議紀要內容，并按此執(zhí)行。一旦出現(xiàn)索賠等問題，會議紀要即是一個書面依據(jù)。這樣例會的重要性就得到了提高與重視，監(jiān)理例會也會更富有成效。

4 總結

以上內容，僅是本人多次參加第一次工地會議及現(xiàn)場監(jiān)理的總結，以供同仁參考，怎樣成功召開第一次工地會議，應針對具體項目而言。但要成功召開第一次工地會議，監(jiān)理應必須在會前作好充分準備。第一次工地會議如同敲門磚，成功的召開必定會對整個監(jiān)理組贏來威信與尊重，監(jiān)理工作也會更好的開展。